Libri scolastici: prepararsi per tempo per affrontare al meglio le richieste
- da | Libri e Copertine
Il meccanismo delle prenotazioni, per il cartolibraio o dettagliante che gestisce la campagna scolastica, è un aiuto importante per non rimanere a corto di forniture di testi scolastici quando è il momento di consegnarli alle famiglie, ma può diventare un’arma a doppio taglio se non si è in grado di controllare efficacemente il meccanismo. È necessario arrivare prima della concorrenza e al termine della campagna scolastica, è fondamentale non restare con una montagna di resi da smaltire.
L’inizio dell’anno scolastico è, da sempre, un periodo impegnativo se possiedi o gestisci una cartolibreria o un negozio al dettaglio che, oltre al proprio business, si occupa anche della vendita di testi scolastici. È fondamentale prepararsi per tempo per affrontare al meglio le richieste di genitori e alunni, le prenotazioni, le consegne e gli eventuali ritardi. Ma anche per non rimanere con il magazzino pieno di libri invenduti, difficili da rendere ai distributori o inutilizzabili l’anno successivo.
L’incremento della concorrenza è un altro aspetto che si deve tenere in considerazione: oggi i libri non sono più un prodotto venduto esclusivamente del cartolaio, ma possono essere acquistati nei supermercati, nei centri commerciali e online. Inoltre, c’è una maggiore predisposizione all’utilizzo dei software gestionali per condurre al meglio una campagna scolastica.
Una volta ottenute le liste definitive dei libri di testo, adottati dai diversi istituti scolastici, bisogna verificarne la disponibilità dai diversi distributori e considerare i tempi per la consegna del materiale.
I clienti TXT trovano le liste adozioni già caricate nel gestionale gratuito MyTXT, dal quale si può verificare la disponibilità dei testi che occorrono con un semplice meccanismo visivo e si possono ricevere gli ordini in 48 ore, direttamente in negozio. Basta iscriversi.
L’importanza fondamentale del programma gestionale per la prenotazione dei libri scolastici
Con un buon programma di gestione puoi controllare tutti gli aspetti, senza dover fare decine di telefonate, ma con pochi, semplici click che ti restituiscono tempo prezioso. Inoltre, molti di essi hanno funzionalità evolute che consentono di gestire le anagrafiche dei propri clienti, compresi alunni o genitori, facendo attenzione ad acquisire il consenso all’utilizzo dei dati personali secondo il GDPR.
Costruire e mantenere aggiornato il database clienti, permette ad ogni cartolibraio, ad esempio, di avere a portata di mano tutti i contatti necessari per creare liste personalizzate, a cui poi inviare SMS o e-mail per avvisare che la campagna scolastica è iniziata, o che i libri sono disponibili in negozio per l’acquisto o il ritiro. La gestione degli elenchi assume, quindi, una valenza fondamentale nella pianificazione annuale dell’attività di vendita generale, ma anche di quella specifica per i testi scolastici.
Mantenere opportunamente ed annualmente verificate le liste, offre la possibilità di analizzare gli anni scolastici precedenti e pianificare i prossimi, ipotizzando il numero dei testi necessari per ogni classe e per ogni alunno. L’esperienza, soprattutto se pluriennale, è un’alleata importante per pianificare il numero di libri da acquistare, tuttavia, per avere ulteriori certezze si dovrà aggiungere l’attività di prenotazione, che potrà essere accompagnata da una caparra, che diminuisce la possibilità che la prelazione venga disattesa dai clienti.
Con il gestionale MyTXT ogni attività che gestisce la vendita di testi scolastici potrà:
- controllare in qualsiasi momento la disponibilità dei prodotti;
- trovare le liste adozioni già inserite per città/scuola/classe;
- prenotare copie e mantenerle preassegnate per 2 mesi;
- creare schede cliente;
- scegliere la personalizzazione delle copertine di libri e maxi quaderni Pigna.
Campagne di comunicazione diretta alle famiglie: attenzione alla privacy
Una campagna di comunicazione diretta, attraverso l’elenco dei nominativi, può apparire un lavoro lungo e noioso, ma può essere vantaggioso, precedendo mosse dei competitors. Così facendo sarà più facile raggiungere prima i propri clienti, sfruttando l’immediatezza delle e-mail o dei messaggi, per esempio con un semplice invito in negozio per avvisarli che è iniziata l’attività di prenotazione, oppure che i libri richiesti sono disponibili, ma anche a utilizzare specifiche pagine web create appositamente per effettuare una prenotazione online.
La prenotazione online, abbinata a quella fatta in negozio, diventa un valido alleato per evitare gli invenduti e gli eccessi di magazzino. È un ottimo modo per pianificare la campagna scolastica e non ritrovarsi con un numero di libri insufficiente. È importante però non basare gli ordini solo ed esclusivamente sulle prenotazioni online, ma, come accennato in precedenza, abbinare l’esperienza pregressa per mantenere comunque un margine che consenta di soddisfare le richieste fatte in negozio da nuovi clienti che non sono presenti nel database o che hanno preferito non avvalersi di alcuna opzione di prelazione.
Costruire una buona campagna ed abbinare una efficace attività di prenotazione dà quindi la possibilità a cartolibrai di anticipare la spedizione dei libri, rendendoli disponibili in poco tempo e prima dell’inizio dell’anno scolastico. Viceversa, concentrare tutto il lavoro in poco tempo, potrebbe costringerti a dover ordinare i libri all’ultimo momento e in fretta. In quel caso, il libraio potrebbe trovarsi a gestire potenziali ritardi dei distributori, forieri di lamentale o addirittura di perdita del cliente.