Idee e soluzioni gratuite per gestire gli ordini con il PC
- da | Libri e Copertine
Dalla soluzione Excel fino al software a pagamento per facilitare la gestione di magazzino ecco idee e soluzioni, anche gratuite, per gestire gli ordini con il tuo computer.
Per i cartolai e i cartolibrai d’esperienza adattarsi al nuovo, imparare a utilizzare il computer, imparare ad utilizzare dei nuovi programmi, delle nuove procedure ha costituito a volte un problema. Una bella fatica per ottenere – tutto sommato – gli stessi risultati di prima.
Giusto i giovani in questo senso sono stati agevolati, abituati per ragioni anagrafiche a interagire con tastiere, monitor, internet e software che gestiscono ogni cosa.
Sta di fatto che per essere al passo e per ottimizzare il processo di vendita è fondamentale dotarsi di software gestionali che consentano di ordinare libri scolastici in modo semplice e veloce. Per questo vediamo qui di seguito alcuni sistemi per gestire ordini e prenotazioni in modo più agevole.
I software gestionali per la cartolibreria sul mercato: quali sono e quanto costano
Internet è un mondo ricchissimo che può offrire informazioni e soluzioni in poco tempo.
Anche in merito ai software gestionali per le cartolibrerie, le librerie e le tabaccherie che vendono libri, le proposte commerciali non mancano: innanzitutto esistono gestionali in versione cosiddetta “open source”, che si possono cioè utilizzare liberamente e non sono legati a un distributore specifico.
Questo tipo di programmi è perfetto se si ha una buona dimestichezza con il computer e con i principali software. Il motivo è che il gestionale va personalizzato per il punto vendita, vanno inseriti gli elenchi, le anagrafiche dei clienti, insomma va organizzato affinché possa davvero essere utile. Questo genere di programmi di solito si basa su Excel o sistemi simili, fogli di calcolo eccellenti perché al loro interno si possono creare funzioni e operazioni automatiche per il calcolo, ad esempio, di ricarichi, guadagni, spese, etc. Se si unisce a ciò il fatto che spesso si tratta di software gratuiti è chiaro che ci troviamo di fronte a uno strumento interessantissimo. L’unico neo è che la difficoltà nell’uso è evidente e richiede una formazione specifica e non certo immediata.
Altri programmi sfruttano il cloud e vengono venduti con abbonamenti mensili. Questi programmi di solito sono semplici da usare e presettati in modo da avere già una base di partenza sulla quale il cartolaio può lavorare. Oltre a ciò, la casa che distribuisce questi programmi, di solito, assicura anche un’assistenza per l’uso. Il costo può essere però elevato e c’è un altro problema di fondo: se dopo un periodo di tempo dovessero sorgere dei problemi e desiderassimo cambiare sistema, perderemmo tutto il nostro lavoro di inserimento e tutto il database, senza possibilità di recuperarlo (a meno di pagare anche per questo servizio).
Un terzo tipo di programma è il cosiddetto “stand alone” ovvero un software gestionale che viene venduto e poi si può installare sul proprio computer e personalizzare con i moduli più disparati. L’aspetto dei vari prodotti è differente, ma ci sono spesso caratteristiche comuni studiate per renderne semplice l’utilizzo quotidiano. Naturalmente il loro costo è più elevato di altre soluzioni perché è un programma proprietario che viene “ceduto”, per l’uso consentito, alla cartolibreria o alla libreria che lo acquistano, anche se solitamente non si tratta di programmi specifici per questo settore merceologico.
Questa è la soluzione che di solito viene preferita dalla GDO o dai grandi gruppi, il che dà bene la dimensione del costo che questi supporti informatici possono avere.
Come funziona un gestionale per la cartolibreria? Come si fa a “farlo partire”?
Abbiamo visto quanto possa essere utile e versatile questo strumento per un cartolibraio. Ma come funziona nello specifico?
La costruzione degli elenchi è il processo preliminare e necessario, la fase propedeutica a qualsiasi campagna scolastica. La creazione degli elenchi dei libri scolastici avviene attraverso un processo semplice ed intuitivo, in maniera manuale, con pochi click e avvalendosi di database online con migliaia di titoli a disposizione.
Nella maggior parte dei casi saranno necessari vari giorni di copia e incolla, oppure si può attendere l’uscita degli elenchi sui siti delle scuole (dove però spesso la tempestività non è garantita) oppure si possono consultare gli elenchi delle adozioni sul sito dell’Associazione Nazionale Editori.
Una volta scelti i libri si passa alla gestione/scelta dei distributori e all’ordine. Anche in questo caso i software si possono interfacciare con database già presenti sulla rete che permettono, in maniera istantanea, di verificare disponibilità e tempi di consegna dei volumi presenti nei diversi fornitori sparsi su tutto il territorio nazionale. È possibile generare le fatture e gli ordini, archiviarli e conservarli o stamparli per la successiva consegna con annessa “spunta” elettronica (o manuale se siete ancora diffidenti verso la tecnologia).
Se invece preferite non ordinare molti volumi e non avere un magazzino, si possono utilizzare i gestionali per “creare” le classi delle diverse scuole e le schede anagrafiche degli alunni, registrandone le prenotazioni. Inserita la richiesta non resta che attendere l’arrivo dei libri per poi avvisare il cliente.
I gestionali non si limitano dunque a ordinare i libri scolastici, ma contribuiscono a rendere più smart e più “intelligente” le librerie o le cartolibrerie che li utilizzano. Le versioni da scegliere sono davvero tante, da quelle più basiche a quelle più evolute, e riescono a soddisfare le esigenze di un gran numero di venditori. Basta solo convincersi ad abbandonare i vecchi metodi tradizionali.
Il gestionale che risolve tutti i problemi del cartolibraio esiste ed è gratuito
Ti piacerebbe avere a disposizione un gestionale che:
- inserire il nome della scuola (o la città) e la classe e ottenere subito l’elenco dei libri richiesti,
- verificarne la disponibilità in tempo reale,
- prenotare e bloccare i testi scelti fino a due mesi senza obbligo d’acquisto,
- creare ordini personalizzati per ogni cliente, inserendo semplicemente nome e cognome,
- sbloccare per l’acquisto anche solo una parte dell’ordine, senza perdere le prenotazioni della restante parte,
- creare copertine personalizzate per ogni cliente che vengono “montate” sui libri direttamente in azienda e arrivano pronte per la consegna.
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